|
powrót Regulamin zlecania dostaw i usługREGULAMIN ZLECANIA DOSTAW I USŁUG OBCYM
WYKONAWCOM SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ
„BESKID" w SUCHEJ BESKIDZKIEJ
I. Postanowienia ogólne.
1. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Beskid", zwana w dalszej części niniejszego regulaminu
Spółdzielnią, może korzystać z usług podmiotów zewnętrznych w zakresie:
a) robót budowlanych (obejmujących wszelkie prace polegające na wykonywaniu montażu,
remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego albo jego części),
b) dostawy (dostarczania surowców, produktów, zakupu sprzętu oraz innych rzeczy i dóbr),
c) usług (wszelkich prac, nie będących robotami budowlanymi ani dostawą).
2. Decyzję o wyborze oferenta i podpisaniu umowy między Spółdzielnią a wykonawcą podejmuje
Zarząd Spółdzielni.
3. W przypadku, gdy wartość zlecanych obcym wykonawcom robót budowlanych, dostaw bądź
usług przekracza szacunkową równowartość 50.000 zł netto w ciągu roku kalendarzowego,
Zarząd Spółdzielni zobowiązany jest poinformować Radę Nadzorczą przed podpisaniem
umowy z kontrahentem.
4. W zależności od charakteru zlecenia, kosztów przeprowadzania przetargów, pilności
wykonywania, itp., udzielanie zlecenia obcym wykonawcom może być dokonane w trybie:
a) przetargu nieograniczonego,
b) przetargu ograniczonego,
c) przetargu w formie konkursu ofert,
d) zakupu towarów i usług z wolnej ręki.
II. Procedura wyboru dostawców i wykonawców.
1. Podstawowym wymogiem warunkującym podpisanie umowy jest posiadanie przez oferenta
niezbędnych ze względu na charakter zamówienia dokumentów. Sposób i termin
przedstawienia dokumentów określa Komisja Przetargowa uwzględniając przedstawione niżej
rodzaje dokumentów:
a) uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi
(rejestr sądowy, rejestr działalności gospodarczej),
b) uprawnienia techniczne wynikające z przepisów prawa budowlanego (certyfikaty, stosowne
pozwolenia na prowadzenie specjalistycznych prac i robót, świadectwa itp.) w przypadku
usług budowlanych,
c) oferta: parametry do kosztorysowania, koszty zakupu, koszty pośrednie, poziom zysku lub
cena zamówienia, zakres oferty,
d) protokoły zdawczo – odbiorcze, protokoły odbioru lub referencje,
e) oświadczenia o posiadaniu zdolności technicznych i finansowych do wykonania przedmiotu
oferty (z możliwością żądania przez Spółdzielnię ich udokumentowania),
2. W przetargach mogą wziąć udział firmy, które złożyły w Spółdzielni w przewidzianym
terminie pisemną ofertę. Oferty składane są w określonej dla danego przetargu - formie.
Informacja o wysokości wadium jest podawana w specyfikacji warunków zamówienia oraz w
publikacji o przetargu.
3. Otwarcie ofert następuje komisyjnie przez Komisję Przetargową powołaną uchwałą Zarządu
Spółdzielni. Powołana Komisja działa w oparciu o przygotowaną specyfikację warunków
zamówienia (SWZ) dla przetargu lub grupy przetargów.
4. Przed rozpoczęciem przetargu przygotowywana jest przez Spółdzielnię specyfikacja
warunków zamówienia (SWZ), która powinna zawierać co najmniej:
a) nazwę oraz adres Spółdzielni,
b) planowany lub wymagany termin realizacji robót,
c) informację o sposobie porozumiewania się Spółdzielni z wykonawcami oraz przekazywania
oświadczeń i dokumentów,
d) wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami,
e) wymagania dotyczące wadium,
f) termin związania z ofertą,
g) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
h) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz
z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert,
i) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy albo wzór
umowy.
5. Z postępowania przetargowego wyklucza się:
a) dostawców lub wykonawców, wobec których wszczęto postępowanie upadłościowe lub
których upadłość ogłoszono,
b) dostawców lub wykonawców, z którymi Spółdzielnia znajduje się w sporze sądowym
6. Odrzuca się ofertę, jeżeli:
a) jest niezgodna z warunkami przetargu,
b) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji warunków zamówienia,
c) zawiera cenę rażąco niższą, niż koszty realizacji przedmiotu zamówienia.
7. Z oferentami zakwalifikowanymi do dalszej procedury przetargowej prowadzone są negocjacje
przez Zarząd Spółdzielni z możliwością udziału osób upoważnionych. Celem negocjacji jest
uzyskanie najkorzystniejszych warunków wykonania prac lub obniżenie ceny. Spółdzielnia
może przeprowadzić dodatkową licytację ceny.
8. Ogłoszenia, specyfikacje i umowy związane z przeprowadzaniem przetargów, protokół
zawierający zestawienie złożonych ofert oraz czynności z weryfikacji wymagań odnośnie
wyboru najkorzystniejszej oferty wymagają formy pisemnej.
9. Zarząd Spółdzielni może unieważnić każdą procedurę jeżeli:
a) nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu (pkt II, ust.6), albo nie wpłynął
żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia
od wykonawcy nie podlegającego wykluczeniu (pkt II, ust.5), z zastrzeżeniem pkt b,
b) w postępowaniu prowadzonym w trybie konkursu ofert nie złożono co najmniej
dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu,
c) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Spółdzielnia może
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
d) w przypadkach, w których jedynym kryterium jest cena po ponownym wezwaniu
przez Spółdzielnię oferentów do złożenia ofert dodatkowych, zostały złożone oferty
dodatkowe o takiej samej cenie.
e) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
10. Wyniki prac Komisji Przetargowej, rozmów negocjacyjnych i decyzja Zarządu o wyborze
oferenta przekazywane są Radzie Nadzorczej do wiadomości przed podpisaniem umowy.
11. Z wykonawcami usług lub dostawcami podpisywane są umowy zgodnie z ustaleniami
niniejszego regulaminu. Treść wzorów umów pod względem prawnym wymaga akceptacji
Radcy Prawnego.
III. Przetarg nieograniczony.
1. Przetarg nieograniczony zakłada, iż w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty
mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.
2. Przetarg nieograniczony stosuje się do zakupów towarów, usług, prac i robót o wartości
szacunkowej ponad 50 tys. zł (netto).
3. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym umieszcza się na tablicy ogłoszeń Spółdzielni
Jeżeli szacowana wartość zamówienia przekracza 250.000,00 zł (netto), to ogłoszenie publikuje
się również w lokalnej prasie.
4. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym powinno zawierać następujące dane:
a) nazwę i adres Spółdzielni,
b) opis przedmiotu zamówienia lub założenia przetargowe i pożądany lub wymagany
termin jego wykonania,
c) informację, gdzie można odbierać dokumentację przetargową oraz cenę jej udostępnienia,
którą określa Rada Nadzorcza odrębną uchwałą,
d) termin i miejsce składania ofert,
e) informacje o wielkości wadium, jeżeli takowe jest wymagane,
f) osobę upoważnioną do kontaktów z oferentami.
IV. Przetarg ograniczony.
1. Przetarg ograniczony zakłada, iż w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu,
zainteresowani wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu,
a oferty mogą składać tylko wykonawcy zaproszeni do ich składania .
2. Przetarg ograniczony stosuje się do zakupu towarów, usług, prac i robót o wartości
szacunkowej ponad 50 tys. zł (netto).
3. Przy wyborze oferentów, wysyłane jest zaproszenie do firm, które:
a) uprzednio sprzedawały towary i realizowały usługi dla Spółdzielni oraz jakość
dostarczonych przez nią towarów i realizowane usługi nie budziły zastrzeżeń,
b) firmy, które dotychczas nie dostarczały towarów i nie realizowały usług dla spółdzielni, ale
wykazały się referencjami w zakresie podobnych spraw realizowanych dla innych
podmiotów,
c) firmy znane na rynku mogące dostarczyć wybrane towary i usługi (kryterium to stosowane
jest w szczególności dla towarów i usług specjalistycznych).
4. Zaproszone firmy uzyskują w sposób określony w zaproszeniu specyfikację warunków
zamówienia (SWZ).
V. Przetarg w trybie konkursu ofert.
1. Konkurs ofert zakłada, iż jego przeprowadzenie następuje w oparciu o zaproszenia lub
zgromadzone w Spółdzielni oferty dostawców i wykonawców.
2. Konkurs ofert stosuje się do zakupu towarów, usług o wartości szacunkowej ponad
50 tys. zł (netto).
3. W przetargu w formie konkursu ofert uczestniczą tylko oferty zgromadzone w Spółdzielni lub
oferty uzyskane w drodze zaproszenia do tego przetargu.
4. Konkurs ofert przeprowadza się dwuetapowo:
a) w pierwszym etapie wybiera się firmy o ustabilizowanej pozycji zabezpieczone
w odpowiedni sprzęt, kadrę, posiadające dobre referencje i żądane przez zamawiającego
parametry do kosztorysowania np. stawka godzinowa, koszty zakupu, koszty pośrednie,
poziom zysku lub uwzględnia się cenę ryczałtową przedmiotu zamówienia;
b) do drugiego etapu kwalifikują się przynajmniej dwie firmy z pierwszego etapu rokujące
maksymalną pewność realizacyjną i najkorzystniejsze parametry do kosztorysowania lub
najkorzystniejszą cenę ryczałtową przedmiotu zamówienia;
c) w drugim etapie należy przeprowadzić negocjacje z firmami w celu uzyskania
maksymalnego, technicznie uzasadnionego, obniżenia parametrów do kosztorysowania
lub uzyskania najkorzystniejszej ceny ryczałtowej oraz skrócenia czasu wykonania robót.
VI. Zakup towarów i usług z wolnej ręki.
1. Zamówienia z wolnej ręki udziela się tylko jednemu dostawcy lub wykonawcy. Spółdzielnia
może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeśli zachodzi przynajmniej jedna z następujących
okoliczności:
a) wymagane jest udzielenie zamówienia w trybie awaryjnym tj. w przypadku niemożność
realizacji zamówienia określonego procedurą przetargową
b) wymagane jest udzielenie zamówienia na roboty dodatkowe nie przekraczające 50%
wartości uprzedniego zamówienia
c) wartość zamówienia nie przekracza 50 tys. zł (netto)
2. W zleceniu należy określić niezbędne wymagania zabezpieczające interes Spółdzielni.
VII. Komisja Przetargowa.
1. Oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje stała bądź doraźna Komisja Przetargowa,
która dokonany wybór przedstawia wraz z umotywowanym wnioskiem do akceptacji
Zarządowi Spółdzielni.
2. Działalność i zakres zadań Komisji Przetargowej określa uchwała Zarządu powołująca tę
komisję.
3. Wyboru procedury przetargowej lub zakupu towarów i usług z wolnej ręki dokonuje Zarząd
Spółdzielni na wniosek Komisji Przetargowej.
4. Członkami Komisji Przetargowej nie mogą być osoby:
a) związane osobiście lub zawodowo z którymkolwiek z oferentów,
b) utrzymujące z którymkolwiek z oferentów kontakty, które mogłyby wywoływać uzasadnioną
wątpliwość co do ich bezstronności w danym postępowaniu przetargowym bądź zakupu
towarów i usług z wolnej ręki.
5. Komisja Przetargowa składa się z co najmniej trzech osób.
6. W przetargu może uczestniczyć członek Rady Nadzorczej bez prawa głosu.
VIII. Postanowienia końcowe.
1. Członkowie Zarządu i Komisji Przetargowej są zobowiązani do zachowania należytej
staranności przy wykonywaniu czynności określonych w niniejszym regulaminie oraz
zachowania poufności uzyskanych informacji.
2. Spółdzielnia zobowiązana jest do zgodnego z obowiązującymi przepisami archiwizowania
dokumentacji z przeprowadzonych postępowań.
3. Spółdzielnia prowadzi rejestr oferentów, w którym rejestrowane są następujące dane:
a) nazwa zamówienia
b) nazwa oferenta
c) numer umowy
d) data zawarcia umowy
e) termin realizacji umowy
f) wartość umowy
g) okres gwarancji
h) telefon kontaktowy do oferenta
i) lokalizacja dokumentacji przetargowej
4. Na pisemny wniosek Zarządu - Rada Nadzorcza może w formie uchwały wyrazić zgodę na
odstępstwo od postanowień niniejszego regulaminu.
Regulamin niniejszy zatwierdzony został uchwałą Rady Nadzorczej Nr /2012
z dnia 21 lutego 2012r. i wchodzi w życie z dniem uchwalenia. |
|
fax. 33 874 23 82
NIP: 552-010-11-29
REGON: 000486304 |